Proses Sertifikasi ISO AQC International
Proses Sertifikasi ISO terdiri dari beberapa tahapan utama sebagai berikut:
1. Permohonan (Application)
Permohonan sertifikasi dapat diterima dalam berbagai bentuk, seperti melalui telepon, surat, email, fax, atau formulir online yang tersedia di website AQC pada menu "Application". Jika klien membutuhkan formulir aplikasi dalam bentuk fisik, dapat mengirimkan permintaan melalui email ke: info@aqccertindonesia.com.
2. Tinjauan Permohonan (Application Review)
Setelah menerima permohonan lengkap dari klien, Manajer Sertifikasi akan melakukan tinjauan aplikasi. Setelah disetujui, klien akan menerima Work Order beserta perjanjian layanan sertifikasi untuk ditandatangani.
3. Audit Sertifikasi Awal (Initial Certification Audit)
A. Audit Tahap 1 (Stage 1 Audit)
Audit Tahap 1 dilakukan setelah proses permohonan selesai. Tujuan audit ini adalah memberikan gambaran umum atas implementasi sistem manajemen dan mengidentifikasi kekurangan besar yang harus diperbaiki sebelum audit sertifikasi penuh (Tahap 2). Audit ini juga dapat berupa Pre-Assessment Audit (opsional) untuk membantu klien mempersiapkan diri lebih baik. Setelah audit, Tim Leader akan menyusun laporan rinci yang diserahkan kepada klien. Laporan ini akan ditinjau oleh Audit Manager (AM) untuk merencanakan audit berikutnya.
B. Audit Tahap 2 (Stage 2 Audit)
Audit Tahap 2 bertujuan memastikan bahwa sistem manajemen yang diterapkan klien telah memenuhi seluruh persyaratan standar ISO yang relevan. Tim audit akan mencari bukti obyektif atas penerapan sistem manajemen, mencatat setiap ketidaksesuaian (jika ada), dan mendiskusikannya dengan perwakilan manajemen klien pada saat Closing Meeting. Jika ditemukan ketidaksesuaian mayor, diperlukan audit verifikasi ulang. Namun jika hanya ditemukan ketidaksesuaian minor, sertifikasi dapat direkomendasikan setelah klien menyerahkan rencana tindakan perbaikan beserta bukti pelaksanaannya dalam waktu maksimal 60 hari.
Audit Tahap 2 meliputi:
- Bukti kesesuaian terhadap semua persyaratan standar.
- Pemantauan, pengukuran, pelaporan, dan peninjauan kinerja.
- Kepatuhan hukum dan pengendalian operasional proses.
- Audit internal dan tinjauan manajemen.
- Tanggung jawab manajemen dan kebijakan.
- Hubungan antara persyaratan normatif, kebijakan, sasaran kinerja, dan audit internal.
4. Pemberian Sertifikat (Certification Decision)
AQC akan memutuskan kelayakan sertifikasi berdasarkan:
- Laporan audit Tahap 1 dan 2.
- Tanggapan klien atas ketidaksesuaian.
- Konfirmasi atas data yang diberikan dalam aplikasi.
- Rekomendasi tim audit.
Keputusan ini dilakukan secara independen oleh AQC berdasarkan evaluasi atas temuan audit dan informasi relevan lainnya.
5. Audit Surveilans (Surveillance Audits)
Audit surveilans dilakukan setidaknya sekali dalam setahun untuk memastikan sistem manajemen klien tetap berjalan sesuai standar. Audit ini meliputi:
- Verifikasi penerapan sistem manajemen yang disertifikasi.
- Evaluasi atas perubahan sistem manajemen.
- Penilaian kesesuaian produk/proses/jasa klien.
- Penilaian peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen klien.
Surveilans pertama harus dilaksanakan paling lambat 12 bulan setelah hari terakhir Audit Tahap 2.
6. Audit Recertification (Recertification Audit)
Sertifikasi berlaku selama 3 tahun. Sebelum masa berlaku habis, akan dilakukan audit re-sertifikasi untuk memperpanjang sertifikat. Audit recertification harus selesai setidaknya 1 bulan sebelum sertifikat habis, memberikan waktu yang cukup untuk penutupan ketidaksesuaian (jika ada). Setelah sertifikasi diperpanjang, proses surveilans tahunan akan dilanjutkan kembali.
