Pendahuluan
Dalam lingkungan pasar global yang sangat kompetitif saat ini, perusahaan dari berbagai sektor manufaktur dan jasa dituntut untuk memberikan jaminan atas kualitas produk atau layanan mereka melalui penerapan sistem manajemen berbasis standar ISO 9001/14001/22000/OHSAS 18001. Standar internasional tersebut menetapkan persyaratan minimum untuk sistem manajemen Mutu/Lingkungan/Keamanan Pangan/Kesehatan dan Keselamatan Kerja yang terdokumentasi. Sertifikat kepatuhan terhadap standar ini telah menjadi kriteria internasional dalam menilai kredibilitas dan kemampuan perusahaan untuk secara konsisten memenuhi standar kualitas demi kepuasan pelanggan.
Tujuan
Dokumen ini bertujuan untuk memberikan informasi terkait aturan Sertifikasi di Assurance Quality Certification LLC (AQC) dalam melaksanakan penilaian yang independen dan kompeten terhadap sistem manajemen perusahaan untuk penerbitan dan pemeliharaan sertifikasi terakreditasi ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 & ISO 22000.
Ruang Lingkup
Skema sertifikasi terakreditasi yang dijalankan oleh AQC adalah skema sertifikasi sistem pihak ketiga dengan tujuan memberikan pengakuan kepada perusahaan yang telah menerapkan sistem terdokumentasi yang efektif dan dapat diverifikasi. Lingkup ini mencakup:
- Pertemuan pendahuluan untuk menetapkan lingkup pendaftaran dan standar yang berlaku.
- Pelaksanaan audit independen untuk sertifikasi.
- Penerbitan sertifikasi terakreditasi sesuai sektor yang diakreditasi.
- Kunjungan pengawasan untuk verifikasi kesesuaian sistem manajemen mutu terhadap standar sertifikasi.
Perusahaan wajib mengembangkan sistem manajemen sesuai dengan ISO 9001:2008 / ISO 14001:2004/ISO 18001:2007 / ISO 22000:2005, tergantung pada standar manajemen yang diajukan untuk sertifikasi.
Prosedur Sertifikasi
1. Permintaan Informasi dan Penawaran Biaya
Setelah menerima permintaan dari calon klien, AQC mengirimkan kuesioner yang harus diisi oleh perusahaan. Berdasarkan informasi tersebut, penawaran resmi akan dikirimkan untuk dipertimbangkan dan disetujui oleh klien.
2. Aplikasi
Setelah klien menyetujui penawaran biaya dan mengembalikan aplikasi beserta biaya pendaftaran, proses sertifikasi akan dimulai dengan penjadwalan audit pada tanggal yang disepakati bersama.
3. Perluasan Sertifikasi
Apabila klien mengajukan permintaan perluasan lingkup (misalnya penambahan lokasi, fasilitas, dll.), verifikasi dilakukan melalui kunjungan khusus atau saat audit pengawasan berikutnya. Keputusan untuk memperluas sertifikasi diambil berdasarkan rekomendasi Lead Assessor dan hasil audit.
Proses Audit
Tahap 1: Tinjauan Dokumen dan Audit Awal
Audit awal dilakukan di lokasi klien untuk meninjau dokumentasi sistem manajemen dan memastikan persyaratan ISO telah dipenuhi. Laporan audit awal akan mencantumkan ketidaksesuaian (jika ada) yang harus diperbaiki melalui Rencana Tindakan Korektif (CAP).
Tahap 2: Audit Sertifikasi
Audit ini dilakukan untuk menilai kesesuaian sistem manajemen dengan standar ISO. Hasil audit berupa laporan ketidaksesuaian atau kelemahan yang perlu diperbaiki.
Tindakan Korektif dan Tindak Lanjut
Perusahaan wajib mengirimkan CAP dalam jangka waktu yang ditentukan. Ketidaksesuaian besar (Kategori A) harus diverifikasi secara langsung sebelum sertifikasi diberikan. Ketidaksesuaian kecil (Kategori B) dapat ditindaklanjuti dengan bukti dokumentasi. Peluang perbaikan (Kategori C) akan dipantau pada audit berikutnya.
Penerbitan Sertifikat
Setelah semua ketidaksesuaian ditindaklanjuti, sertifikat diterbitkan dan berlaku selama tiga tahun, dengan audit pengawasan tahunan untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen.
Audit Pengawasan
Audit dilakukan minimal sekali dalam 12 bulan selama masa berlaku tiga tahun sertifikat. Frekuensi audit dapat disesuaikan (6 bulanan atau 9 bulanan) tergantung permintaan klien.
Audit Khusus
Audit khusus dapat dilakukan jika:
- Ada indikasi sistem manajemen tidak dipelihara dengan baik.
- Ada perubahan besar dalam sistem manajemen klien.
- Klien meminta perubahan lingkup sertifikasi.
- Sebagai audit transisi karena perubahan standar ISO.
Audit Mendadak (Short Notice Audit)
Audit mendadak dapat dilakukan karena:
- Keluhan pihak ketiga.
- Publikasi negatif.
- Pelanggaran ketentuan sertifikasi.
Klien akan diberi pemberitahuan sebelumnya.
Penangguhan, Penarikan, Perluasan, dan Pengurangan Sertifikasi
Penangguhan Sertifikasi
Sertifikat dapat ditangguhkan jika:
- Klien tidak melakukan audit pengawasan sesuai perjanjian.
- Penyalahgunaan logo sertifikasi atau pernyataan menyesatkan lainnya.
Penarikan Sertifikasi
Sertifikasi dapat dicabut jika masalah yang menyebabkan penangguhan tidak diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Perluasan Sertifikasi
Dilakukan berdasarkan permintaan klien atau rekomendasi tim audit.
Pengurangan Sertifikasi
Lingkup sertifikasi dikurangi jika bagian dari sistem manajemen klien tidak memenuhi persyaratan standar secara berkelanjutan.
